Rechtliches

Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

traqx GmbH
Vertreten durch die Geschäftsführer: Alexander Schrot und Daniel Herrmann
Enzweilerweg 3a · 66709 Weiskirchen · Deutschland
Telefon: +49 171 3697577
E-Mail: info@traqx.io

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; Ansprechpartner in allen Datenschutzfragen ist der Verantwortliche.

3. Server-Logs (technisch notwendig)

Beim Besuch dieser Website werden vom Hosting-Anbieter automatisch technische Informationen in Server-Logfiles erfasst: IP-Adresse (nach 7 Tagen anonymisiert), Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer, User Agent. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse am technisch fehlerfreien Betrieb. Speicherdauer: 7 Tage, anschließend automatische Löschung. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

4. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per Formular, E-Mail oder Telefon kontaktieren — einschließlich Produktdemo, Use-Case-Check, Rückruf- oder Produktanfrage — speichern wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage und für Anschlussfragen. Je nach Formular umfasst das Vorname, Nachname, Unternehmen, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Nachricht oder Kontext, ausgewählte Use Cases oder Prozess-Scope, Quelle/Seiten-URL, Sprache und Zeitstempel. Die Anfrage wird als interner Lead-/Anfrage-Datensatz in WordPress gespeichert und für die 1:1-Nachverfolgung in unser selbst-gehostetes CRM-/Listenmanagement innerhalb von WordPress (FluentCRM) gespiegelt. Durch eine Anfrage entsteht kein Newsletter-Abo. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung und Verwaltung von B2B-Anfragen). Speicherdauer: Löschung, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist, spätestens nach 12 Monaten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

4a. Direkte Terminbuchung über Brevo Meetings

Buttons zur direkten Terminbuchung führen auf die Buchungsseite der traqx Website, in die ein Buchungsformular von Brevo Meetings eingebettet ist. Das externe Formular wird erst geladen, nachdem Sie im ersten Schritt Ihre Angaben abgeschickt und damit die Buchungsfunktion aktiviert haben; dasselbe gilt für einen direkt geteilten Buchungslink. Anbieter: Sendinblue, SAS (Brevo), 9–17 rue Salneuve, 75017 Paris, Frankreich. Beim Laden verarbeitet Brevo technische Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Browser-/Geräteinformationen, Zeitpunkt und Referrer-URL. Wenn Sie einen Termin buchen, verarbeiten wir Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen, Ihre Angabe zum GxP-Arbeitsfall und die Termindaten. Brevo legt diese Daten in unserer Kontaktdatenbank ab und erfasst die Terminbuchung; der Kontakt wird nicht automatisch einer Marketingliste hinzugefügt und die Buchung erzeugt kein Newsletter-Abo. Brevo versendet die Buchungsbestätigung und die konfigurierten E-Mail-Erinnerungen. Unser verbundener Outlook-Kalender wird von Brevo zum Abgleich der Verfügbarkeit, zur Vermeidung von Doppelbuchungen und zur Erstellung oder Aktualisierung des Termins in Microsoft 365/Exchange genutzt. Wir nutzen diese Daten zur Planung und Durchführung des angefragten Gesprächs. Rechtsgrundlage unserer Verarbeitung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Terminvereinbarung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente B2B-Terminplanung). Wir prüfen die in Brevo und im verbundenen Kalender gespeicherten Termin- und Kontaktdaten spätestens nach zwölf Monaten auf weitere Erforderlichkeit und löschen sie, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder ein fortbestehender Geschäftskontext entgegenstehen. Einzelheiten enthält die Datenschutzerklärung von Brevo. Alternativ können Sie uns ohne Nutzung des Buchungsformulars per E-Mail kontaktieren.

5. Lead-Magnets (PDF-Downloads)

Zur Anforderung unserer Praxis-Guides (z. B. unsere „10 GxP-AI Prompt Patterns“) bitten wir um Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen und Rolle; wenn Sie zusätzlich einen Rückruf wünschen, kann eine Telefonnummer hinzukommen. Außerdem speichern wir das angeforderte Material, Quelle/Seiten-URL, Sprache, Newsletter-Opt-in-Status und Rückrufwunsch-Status. Die Angaben werden zur Bereitstellung des angeforderten Materials, zur Dokumentation der Anfrage und zur Bearbeitung eines gewünschten Follow-ups gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (angefordertes Material / vorvertragliche Anfrage), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an B2B-Lead-Management) und, soweit Sie separat den Newsletter abonnieren, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Speicherdauer: bis zu Ihrem Widerruf, maximal 24 Monate. Die Newsletter-Anmeldung wird als separate, opt-in-Checkbox auf dem Lead-Magnet-Formular angeboten (keine Kopplung — Sie können das Material auch ohne Newsletter-Abo anfordern). Ohne gesonderte Einwilligung erfolgt kein Marketing-Versand.

5a. Newsletter (Double-Opt-In)

Verfahren: Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, verwenden wir das Double-Opt-In-Verfahren: Nach Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse und Ihres Namens erhalten Sie eine Bestätigungs-Mail mit Verifizierungs-Link. Erst nach Klick auf diesen Link aktivieren wir das Abonnement und dokumentieren Ihre Einwilligung.

Daten: E-Mail-Adresse, ggf. Name, Sprache/Quelle, Abo-Status, Anmeldezeitpunkt, Bestätigungszeitpunkt und ein einmaliger Bestätigungs-Token bzw. Bestätigungs-Log.

Zweck: Versand des monatlichen traqx-Newsletters mit Praxis-Insights und Dokumentation des Einwilligungs-Vorgangs gem. Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG.

Speicherdauer: für die Dauer Ihres aktiven Abonnements; Einwilligungs-Logs werden zusätzlich 3 Jahre nach Beendigung des Abonnements als Nachweis im Beschwerdefall vorgehalten.

Widerruf: Jeder Newsletter enthält im Footer eine Abmeldemöglichkeit. Alternativ genügt eine kurze E-Mail an info@traqx.io.

Auftragsverarbeiter: Der Versand transaktionaler E-Mails und des Newsletters erfolgt über das SMTP-Relay von Google Workspace (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland); hierfür gilt der Google-Workspace-Auftragsverarbeitungsvertrag. Empfänger-, Listen- und Sequenzverwaltung für den Newsletter erfolgt selbst-gehostet in WordPress / FluentCRM. Die davon getrennte Verarbeitung bei Webinar-Anmeldungen ist in Abschnitt 5b beschrieben.

5b. Webinar-Anmeldung, E-Mail-Kommunikation und Microsoft Teams

Verfahren und Zweck: Wenn Sie sich für ein konkretes traqx Webinar anmelden, verwenden wir Ihre Angaben, um die E-Mail-Adresse per Double-Opt-in zu bestätigen, Ihren persönlichen Zugang zu genau diesem Microsoft-Teams-Webinar anzulegen, Bestätigung, veranstaltungsbezogene Erinnerungen und Nachbereitung zu senden und die Anmeldung nachzuweisen. Dadurch entsteht kein Newsletter-Abo. Die automatischen Teilnehmermails von Microsoft Teams sind deaktiviert; die eventbezogene Kommunikation versendet traqx über Brevo.

Daten: Vorname, Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen, ausgewählter Termin, Sprache/Quelle, Anmelde- und Bestätigungszeitpunkt, Datenschutz- und Prozessversion, pseudonymisierte Sicherheitsmetadaten, Microsoft-Teams-Registrierungs-ID und persönlicher Zugangslink, Versand-/Statusdaten sowie, soweit nach dem Termin verfügbar, der Teilnahmestatus. Der persönliche Zugangslink darf nicht weitergegeben werden, da er der Anmeldung zugeordnet ist.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die gewünschte Anmeldung und Durchführung des Webinars einschließlich der dafür erforderlichen operativen E-Mails; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Missbrauchsschutz, technische Nachweisbarkeit und zuverlässigen Veranstaltungsbetrieb. Allgemeine Newsletter oder themenfremdes Marketing benötigen eine getrennte Rechtsgrundlage und werden durch die Webinar-Anmeldung nicht aktiviert.

Auftragsverarbeiter: Den eventbezogenen E-Mail-Versand, die Trennung der Teilnehmerlisten und die Automatisierung erbringt die Sendinblue GmbH (Brevo), Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin, auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Live-Termin und persönliche Veranstaltungsregistrierung werden über Microsoft Teams der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, auf Grundlage des Microsoft Products and Services Data Protection Addendum durchgeführt. Bei beiden Anbietergruppen kann eine Verarbeitung außerhalb des EWR unter den jeweils anwendbaren Übermittlungsgarantien stattfinden, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln und, soweit anwendbar, EU-US Data Privacy Framework. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Brevo und Datenschutzerklärung von Microsoft.

Speicherdauer und Abmeldung: Der aktive Veranstaltungsdatensatz, die eventbezogene Brevo-Listenmitgliedschaft und operative Versanddaten werden spätestens 90 Tage nach dem Termin gelöscht oder anonymisiert, sofern kein Beschwerde-, Sicherheits- oder gesetzlicher Aufbewahrungsfall eine längere Speicherung erfordert. Ein minimaler Anmelde- und Bestätigungsnachweis kann bis zu 3 Jahre vorgehalten werden, um die angeforderte Kommunikation nachweisen zu können. Weitere Webinar-Mails können Sie jederzeit über den eventbezogenen Abmeldelink in jeder Nachricht oder per E-Mail an info@traqx.io beenden. Andere, separat angeforderte Kommunikation wird dadurch nicht abbestellt.

5c. Speicherdauer-Übersicht & Begründungen

Konsolidierte Übersicht aller Speicherdauern mit Begründung — das Prinzip: minimale Speicherung, klarer Zweck, dokumentierte Grundlage.

Datenkategorie	Speicherdauer	Begründung
Server-Logs	7 Tage	Ausreichend für technische Fehleranalyse & Sicherheits-Forensik — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. IP-Anonymisierung greift sofort beim Log-Schluss.
Kontaktanfragen	12 Monate	B2B-Sales-Zyklen in Pharma laufen typisch 6–9 Monate. 12 Monate deckt Anschluss-Anfragen ohne unnötige Vorhaltung. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. § 257 HGB) greifen erst bei Vertragsabschluss.
Terminbuchungen	12-monatige Prüffrist	Erforderlich für Planung, Durchführung und Nachbereitung des angefragten B2B-Gesprächs. Nach Ablauf der Prüffrist erfolgt die Löschung, sofern der Datensatz nicht weiter benötigt wird oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten greifen.
Lead-Magnets	bis zu 24 Monate	Bis Widerruf; 24-Monats-Kappung deckt die Dokumentation der Anfrage, ggf. Einwilligung und einen typischen Re-Engagement-Zyklus ab. Widerruf jederzeit, Löschung binnen 7 Tagen ab Eingang.
Newsletter-Abo	Abo-Dauer + 3 J. Consent-Log	E-Mail + Name nur solange das Abo aktiv ist. Das Consent-Log (Anmelde- und Bestätigungszeitpunkt, Quelle/Status und Bestätigungsnachweis) wird 3 Jahre vorgehalten, um die Verjährungsfrist (§ 195 BGB) für Beschwerden nach § 7 UWG abzudecken.
Webinar-Anmeldung	Termin + 90 Tage; Minimalnachweis bis 3 J.	Operative Daten und eventbezogene Listenmitgliedschaft werden nur für Durchführung und kurze veranstaltungsbezogene Nachbereitung benötigt. Ein reduzierter Anmelde-/Bestätigungsnachweis kann zum Nachweis der angeforderten Kommunikation erhalten bleiben.
Cookies (inkl. Analyse)	30 Min – 14 Monate	Pro Tool detailliert in 6.9. GA4 ist auf 14 Monate gekappt (GA4-Minimum, kürzer nur über Property-Reset möglich); alle anderen Tools liegen unterhalb oder auf Branchen-Standard.
Cookiebot-Einwilligung	12 Monate	Maximum-Fenster, das die EDPB für wiederholte Einwilligungs-Abfragen für angemessen hält. Nach 12 Monaten erscheint das Banner erneut.

6. Cookies, Analyse & Tracking

Auf dieser Website kommen Analyse- und Tracking-Werkzeuge zum Einsatz, die über eine reine Reichweitenmessung hinausgehen und Nutzungsprofile erstellen. Dabei werden personenbezogene Daten (insb. IP-Adresse, Geräte- und Browser-Informationen, Verhaltensdaten) verarbeitet und in Drittländer (u. a. USA) übermittelt. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung erteilen Sie beim ersten Besuch über unser Cookie-Banner und können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — siehe Abschnitt 6.10. Der Widerruf ist so einfach wie die Erteilung der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

6.0 Einwilligungsverwaltung (Cookiebot)

6.1 Google Analytics 4

6.2 Microsoft Clarity

6.3 Leadfeeder (Dealfront)

6.4 Google Ads (Conversion-Tracking & Remarketing)

6.5 LinkedIn Insight Tag

6.6 Google Tag Manager

6.7 Cloudflare (CDN & Bot-Management)

6.8 Google Search Console

6.9 Speicherdauer der Cookies

Session-Cookies werden beim Schließen des Browsers gelöscht. Persistente Cookies haben folgende maximale Laufzeiten: Google Analytics 4 — bis zu 14 Monate (Datenaufbewahrung in den GA4-Einstellungen auf 14 Monate verkürzt); Microsoft Clarity — bis zu 12 Monate; Google Ads („_gcl_au“) — bis zu 90 Tage; LinkedIn („bcookie“) — bis zu 6 Monate; Cloudflare („__cf_bm“) — maximal 30 Minuten Inaktivität; Leadfeeder — in der Regel session-basiert, keine clientseitige Speicherung; CookieConsent (Cookiebot) — bis zu 12 Monate ab Erteilung der Einwilligung.

6.9a Cookie-Erklärung

6.10 Widerruf der Einwilligung

So einfach wie die Erteilung — Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen:

1. Cookie-Einstellungen öffnen: Klicken Sie auf den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer, um das Banner erneut zu öffnen und Ihre Auswahl anzupassen (steuert GA4, Clarity, Google Ads, LinkedIn und Leadfeeder gleichermaßen).
2. Per E-Mail: Senden Sie eine kurze Nachricht an info@traqx.io — wir blockieren die entsprechenden Tools für Sie.
3. Pro Tool: Für Google Analytics steht das offizielle Browser-Opt-out zur Verfügung; für Google Ads unter Werbe-Einstellungen anpassen; für LinkedIn unter LinkedIn-Opt-out. Microsoft Clarity und Leadfeeder steuern Sie ausschließlich über unser Cookie-Banner.

Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf auf Grundlage der Einwilligung erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

7. Schriftarten

Diese Website nutzt selbst gehostete Webfonts, die aus den eigenen Website-Assets ausgeliefert werden. Beim normalen Seitenaufruf erfolgt für die Schriftauslieferung keine gesonderte Anfrage an Google Fonts. Rechtsgrundlage für die lokale Schriftauslieferung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an einer einheitlichen, performanten und datenschutzfreundlichen typografischen Darstellung.

8. Technische & organisatorische Maßnahmen (TOM)

Zum Schutz Ihrer Daten setzen wir angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO um — u. a.: TLS-Verschlüsselung (HTTPS) für die gesamte Seite, verschlüsselte Datenbankverbindungen, Server-Hosting in der EU (Kinsta / GCP Frankfurt), restriktiver Admin-Zugang über individuelle Accounts mit starken Passwörtern und 2FA, regelmäßige automatische Backups, rollenbasierte Zugriffskontrolle, ein dokumentiertes Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 DSGVO und Datenminimierung auf Anwendungsebene. Wir überprüfen und aktualisieren diese Maßnahmen kontinuierlich.

9. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) — Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — Korrektur unrichtiger Daten.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) — Löschung Ihrer Daten, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — Erhalt Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format.
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO) — gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen, insbesondere gegen Direktwerbung. Siehe hervorgehobener Hinweis unten.
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — jederzeit mit Wirkung für die Zukunft, siehe Abschnitt 6.10.
• Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO) — bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere im EU-Mitgliedstaat Ihres Aufenthalts, Arbeitsplatzes oder Ortes des mutmaßlichen Verstoßes. Für unseren Sitz zuständig: Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland, Fritz-Dobisch-Straße 12, 66111 Saarbrücken.

Anfragen zu diesen Rechten richten Sie bitte an: info@traqx.io. Wir antworten innerhalb der gesetzlichen Frist (in der Regel ein Monat).

10. Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Stand: 25. Juli 2026. Wir behalten uns vor, diese Erklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht. Die jeweils aktuelle Fassung ist über diese Website abrufbar.